Muitos acreditam que encerrar um trimestre se trata apenas de conferir números, mas aqui na Gestão Clara acreditamos que vai muito além disso. Na verdade, esses números precisam virar dados para depois se transformarem em decisões de grande importância que podem mudar os rumos do negócio.
É no fechamento do trimestre que você consegue diversas informações relevantes como:
- de que forma os resultados estão sendo revisados e se o método aplicado é o ideal;
- identifica os principais gargalos e pode cortar gastos;
- prioriza o que é mais importante para sua empresa ter o lucro desejado
E para te ajudar nessa tarefa tão essencial para o sucesso do empreendimento, a Gestão Clara criou uma checklist para você colocar em prática. Acompanhe:
Antes de começar, identifique tem são os responsáveis
O primeiro ponto é entender que nem todo mundo precisa fazer parte desse fechamento. Normalmente, só os líderes dos setores participam, afinal de contas, a empresa não pode parar e não tem motivo para isso acontecer.
Além de definir as pessoas, você também precisa decidir:
- quais serão as fontes de dados, por exemplo, planilhas, plataformas de anúncios, CRM…
- os períodos de comparação. Você vai comparar os números do final do trimestre com o mesmo período do ano anterior ou do trimestre passado ou outro período?
- o tempo que cada uma das etapas de coleta de dados e discussão de informações vai levar. Por exemplo, 2 horas para fazer a coleta, 2 horas para fazer a análise e assim por diante.
Agora que isso já foi estabelecido, já pode colocar a mão na massa de fato e para a nossa checklist.
Checklist de fechamento do trimestre
Metas e KPIs
Revise as principais metas traçadas e se os caminhos escolhidos para alcançá-las estão dando essa resposta. Depois:
- selecione quais métricas serão avaliadas como receita, margem de contribuição, principais resultados, se o objetivo do trimestre foi alcançado…
- faça uma reflexão sobre os 3 principais erros e acertos que serviram de aprendizado;
- quais os desvios que os resultados sofreram, especialmente aqueles com mais de 10% de desvio.
Eficiência e alcance no marketing
- saiba qual foi o tráfego de cada canal de comunicação;
- qual foi a performance dos anúncios, qual a conversão e o recurso financeiro usado;
- aquisição e custo por cada lead, custo por MQL, qualidade do lead por origem de canal;
- quais foram as publicações que performaram melhor;
- qual conteúdo precisa de atualização em SEO, quais estão na primeira página do Google, entre outros.
Receitas e vendas
Essa costuma ser a parte mais importante e que tem maior atenção da empresa, principalmente da alta cúpula, pois se trata dos resultados de fato.
Sendo assim, na hora de fazer o fechamento do trimestre, você deve analisar:
- os 5 principais motivos de perder a venda, listando do mais fácil de ser resolvido para o mais difícil;
- qual a taxa de ganho por cada segmento (se for o caso), qual o tempo de jornada de compra do cliente (em dias) e o ticket médio por cliente;
- como está o funil de vendas e se os leads que estão chegando realmente são qualificados para venda.
Avalie também o que foi previsto no início do planejamento e o resultado de fato para saber se a meta foi ou não alcançada e a diferença entre o que foi projetado e a realidade.
Financeiro
Aqui também é um momento que exige grande atenção e uma equipe mais especializada para verificar:
- as entradas e saídas;
- inadimplência;
- parcelamentos;
- juros e taxas;
- os meios de pagamento;
- contratos a vencer;
- reajustes;
- sazonalidades, entre outros.
Aqui também deve entrar a análise financeira sobre as despesas por cada setor da empresa e se a margem de lucro precisa ser revista ou não.